Informant 5: So funktionieren die neuen Triggers

Mit dem Informant 5 mussten wir uns von den Vorlagen für Termine verabschieden. Die Befürchtung, dass nun häufig wiederkehrende Termine jedes Mal aufs Neue eingegeben werden müssen, ist allerdings unbegründet.

Im Informant 5 treten an die Stelle der Vorlagen sogenannte Triggers und zwar für Termine und Aufgaben oder beides. Im Großen und Ganzen übernehmen sie den Funktionsumfang der Vorlagen vom alt bewährten Pocket Informant 4. Allerdings unterscheidet sich die Bedienung der Triggers ein wenig von der Vorgängerversion.

Hier wird gezeigt, wie die Triggers im neuen Informant 5 funktionieren:

Trigger erstellen

Im Pocket Informant 4 war es so, dass aus jedem Termin eine Vorlage erstellt werden konnte. Mit dem Informant 5 funktioniert das nicht mehr. Aus bestehenden Terminen kann kein Trigger erstellt werden. Daher ist es ratsam für Termine, die sich in unregelmäßigen Abständen wiederholen, einen Trigger vorab zu erstellen.

Fanatic Software, die Entwickler von Informant 5, haben allerdings angekündigt, dass es künftig möglich sein soll, Triggers direkt aus einem Termin zu erstellen.

1) Öffne »Einstellungen« im Informant 5

2) Tippe in den »Einstellungen« auf »Calendars, Triggers, and more«

3) In »Calendars, Triggers and more« öffne »Manage Event/Task Triggers«

4) Wenn im rechten oberen Eck auf das »Plus«-Symbol getippt wird, öffnet sich der neu zu erstellende Trigger

5) »Name your Trigger«

Tippe in das Feld »name your trigger« und gib den gewünschten Namen für deinen Termin, deine Aufgabe oder eben beides ein. Das ist nämlich eine Neuerung in Informant 5. Trigger können nicht nur für Termine oder nur für Aufgaben, sondern für beides gleichzeitig erstellt werden.

Übrigens werden die Triggers alphabetisch nach ihrem Namen sortiert, nicht nach ihrem Titel, den du weiter unten eingeben – oder auch leer lassen kannst.

6) »Keywords«

In dem Feld »Keywords« können Schlagwörter definiert werden. Hierbei ist es wichtig, nach dem Schlagwort einen Beistrich zu setzen. Danach wird das Schlagwort blau unterlegt.

Es ist nicht zwingend notwendig »Keywords« zu definieren. Wenn du es aber tust, wirst du sehen, dass es durchaus eine Arbeitserleichterung beim Erstellen eines neuen Termins ist. Denn wenn du das definierte Schlagwort beim Erstellen eines neuen Termins in das Titel-Feld eingibst, kannst du sofort deinen dazugehörenden Trigger auswählen. Wie du hier siehst:

7) »Vorlage in Menü ›Neu‹ anzeigen

Anstatt oder zusätzlich zu den »Keywords« hast du auch die Möglichkeit, die Triggers im Vorlagen-Menü anzuzeigen. Wenn du den Schieberegler nach rechts schiebst, aktivierst du ihn. Erkennbar an der grünen Farbe.

Beim Erstellen einen neuen Termins wirst du dann diesen Trigger im Vorlagen-Menü wiederfinden und kannst ihn auswählen. So musst du gar keinen Text mehr eintippen.

8) Termin, Aufgabe oder Beide(s)

Ob ein Trigger als Vorlag für Termine, Aufgaben oder beides erstellt werden soll, kann hier ausgewählt werden.

9) Titel & Ort

Dieses Feld kann leer gelassen werden, wenn der »Titel« erst bei der Terminerstellung eingegeben werden soll. Falls der Termintitel bereits in der Trigger-Maske eingegeben wird,  erscheint der eingetragene »Titel« in der Kalenderansicht. Dasselbe gilt selbstverständlich für Aufgaben.

10) Tags, Symbole, Farben & Vertraulichkeit

In Pocket Informant 4 war es noch möglich, die selbst definierten Tags bzw. Markierungen für die Terminvorlage mithilfe einer Auswahlliste zu wählen.

Bei den Triggern in Informant 5 muss der Name der Markierung bzw. des Tags selbst eingegeben werden. Wurde die Markierung bzw. der Tag noch nicht definiert (Unter »Einstellungen« – »Calendars, Triggers, and more« – »Markierungen(Tags) verwalten«) wird sie automatisch in die Liste der Markierungen aufgenommen.

Wichtig! Bei der Eingabe der Tags ist auf Groß- und Kleinschreibung zu achten. Nach der Eingabe muss ein Beistrich gesetzt werden, dann unterlegt sich das Feld blau.

Außerdem kann noch ein Symbol, eine Farbe und der Vertraulichkeitsstatus für den Trigger gewählt werden. Notizen können ebenso für den Trigger verfasst werden.

11) Nur für Termine

Falls der Trigger für einen Termin ist, kann hier die Zeit, die Dauer, und der Beschäftigungsstatus ausgewählt werden.

Außerdem kann festgelegt werden, für welchen Kalender der Trigger definiert werden soll.

2) Nur für Aufgaben

Falls der Trigger für eine Aufgabe ist, kann die Aktion, die Priorität, ein zuvor selbst definiertes Projekt und der Kontext gewählt werden. Mit einem Stern kann der Trigger außerdem versehen werden. Ferner besteht noch die Möglichkeit Unteraufgaben oder Checklisten anzulegen.

Termin/Aufgaben mithilfe eines Triggers erstellen

Wenn du nun einen Termin aus dem eben definierten Trigger einen Termin erstellen möchtest, hast du drei Möglichkeiten diese zu tun:

1) Per Auswahl erstellen

Wenn du im Vorlagen-Menü auf das „+“ tippst erscheint die Maske für die Erstellung eines neuen Termins bzw. einer Aufgabe. Wenn du hier rechts neben dem Titel auf den Pfeil tippst, erscheint eine Liste all deiner selbst erstellten Triggers.

Nach dem du in der Auswahlliste den gewünschten Trigger ausgewählt und angetippt hast, werden alle Daten aus dem Trigger in den neuen Termin oder die neue Aufgabe übertragen.

2) Aus dem Vorlagen Menü erstellen

Hierzu muss allerdings der Trigger im Vorlagen-Menü aktiviert worden sein.

3) Mithilfe von Keywords erstellen

Funktioniert natürlich nur, wenn auch Keywords erstellt wurden.